
- 概述
- 关键功能
- 解决的问题
- 工作流程
基于BPM的费用管理解决方案
艾码费用管理是专为期望建立先进的费用报销流程,规划的费用报销审批,透明的费用报销记录,从而降低企业运营成本,提高工作效率,促进内控建设的企业而设计。
企业的管理困惑:费用管控乏力,主管进行费用审批时,由于无法及时得到有效的数据支持而无从判断费用开支的合理性;资金流向不明,管理者很难清楚了解钱究竟花在何处;操作效率低,费用报销的审批周期冗长,存在大量重复劳动。
核心设计思想是:通过灵活的借款及费用报销等审批工作流的配置,满足企业复杂的审核要求;通过预算编制及控制,规范企业的日常开支,将费用的事后控制向事前的合理性转移。
适用于各类型单位。从费用预算制定到执行监控,从费用报销的过程控制到事后的费用支出分析,帮助企业通过系统实现高效的费用报销、及预算管控。

方案充分满足企业报销人员、管理人员、财务人员对费用的快速报销、实时管控的需求。
把费用的控制管理提前到财务核算之前,通过:
严密的费用预算、资金预算
严格的借款及费用报销审核流程设计
帮助企业事前根据战略部署来严格规范各项费用的开支额度及需要的审核流程,同时也明确了各个环节的费用控制责任。
在借款及费用报销过程中,通过:
预算的实时控制
随时随地的借款及费用报销申请
及时的借款及报销消息的通知提醒
快速、准确的借款信息显示
透明的审批记录及审核进程查询
帮助企业规范借款及报销业务,使员工能快速报销,领导能审核有据,报销过程的清晰透明。
在报销审批完成后,通过:
与总帐集成的凭证自动生成
便捷的费用转移处理
强大的费用分析报表
帮助企业减少重复操作,提高工作效率,同时加强对费用执行情况的监控分析。
员工借款流程:
业务流程
借款流程主要由业务审批环节和财务环节两部分组成。借款业务审批环节是指所有员工在同一流程上发起借款申请,由业务部门和财务相关领导根据公司规定制度进行业务审批的环节。财务环节主要是业务审批后经柜台人员分单给各入账公司所属会计,由会计人员在会计平台进行入账信息确认,然后与第三方财务系统接口无缝对接,自动产生凭证,在第三方系统中完成财务作账、出纳付款。

流程描述
业务审批完毕后,系统自动邮件通知申请人借款流程审毕并通知申请人打印借款单传递到柜台,借款的业务数据自动传递到柜台,由柜台人员将业务数据和打印的借款单传递给各业务所属会计,由会计人员审核借款单据和根据实际情况修改单据相关内容。会计完成入账信息确认后,与第三方财务系统无缝对接,在系统中完成财务做账和出纳付款。
功能介绍
借款单主要是为了满足公司所有员工在报销平台系统中发起借款申请单,由业务部门相关领导根据公司规定的权限进行业务审批。申请人可以在发起申请时上传相关附件做出相应说明,同时记录流程参与人员的操作记录。现实情况中,申请人可能身兼多职,申请人可以选择自己相对应的职位,流程则根据申请人的职位自动流转。
员工报销流程:
业务流程
差旅费用报销流程主要由业务审批环节和财务环节两部分组成。差旅费用报销业务审批环节是指所有员工发起差旅费用报销申请,由业务部门和财务相关领导根据公司规定制度进行业务审批的环节。财务环节主要是指业务审批后经柜台人员分单给各入账公司所属会计,由会计人员在会计平台进行入账信息确认,然后与第三方系统无缝对接,在系统中完成财务作账、出纳付款。

流程描述
公司员工发起差旅费用报销申请单,业务审批环节根据相关条件进行流转。业务审批完毕后,系统自动邮件通知申请人差旅费用报销流程审毕并通知申请人打印差旅费用报销单传递到柜台,差旅费用报销的业务数据自动传递到柜台,由柜台人员将业务数据和打印的差旅费用报销单传递给各入账公司所属会计,由会计人员审核差旅费用报销单据和根据实际情况修改入账公司和入账部门的信息。
功能介绍
差旅费用报销主要是为了满足公司所有员工在报销系统中发起差旅费用报销单,由业务部门和财务部门领导根据公司规定的制度进行业务审批。报销类别主要包括市内出差、省内出差、省外出差、异地探亲等。申请人可以在填写表单时关联之前的相关借款,做账务冲销,同时关联费用申请单,对领导审核做辅助作用。同时可以动态填写出差明细,招待费,其他费用等。并且提供费用分摊功能,可以将相关费用分摊到相关部门。申请人可以在发起申请时上传相关附件做出相应说明,同时记录流程参与人员的操作记录。现实情况中,申请人可能身兼多职,申请人可以选择自己相对应的职位,流程则根据申请人的职位自动流转。
业务流程
管理费用主要由业务审批环节和财务环节两部分组成。管理费用报销业务审批环节是指公司所有员工发起管理费用报销申请,由业务部门和财务相关领导根据公司规定制度进行业务审批的环节。财务环节主要是由会计人员在会计平台中针对经由业务部门审批完毕的管理费用报销的信息进行入账确认,然后与第三方系统接口无缝对接,在系统中完成财务作账、出纳付款。

流程描述
公司员工发起管理费用报销申请单,业务审批环节结合审批相关条件进行流转。业务审批完毕后,系统自动邮件通知申请人管理费用报销流程审毕并通知申请人打印管理费用报销单传递到柜台,管理费用报销的业务数据自动传递到柜台,由柜台人员将业务数据和打印的管理费用报销单传递给各入账公司所属会计,由会计人员审核管理费用报销单据和根据实际情况修改入账公司和入账部门的信息。
功能介绍
管理费用报销主要是为了满足公司所有员工在报销系统中发起差旅费用报销单,由业务部门和财务部门领导根据公司规定的制度进行业务审批。报销类别主要包括办公费、办证费、电话费、快递费、社保、物业管理、水费、电费…等。申请人可以在填写表单时关联之前的相关借款,做账务冲销。同时关联费用申请单,对领导审核做辅助作用。提供费用分摊功能,可以将相关费用分摊到相关部门。申请人可以在发起申请时上传相关附件做出相应说明,同时记录流程参与人员的操作记录。现实情况中,申请人可能身兼多职,申请人可以选择自己相对应的职位,流程则根据申请人的职位自动流转。
付款管理流程:
业务流程
付款流程主要由业务审批环节和财务环节两部分组成。付款流程业务审批环节是指公司所有员工发起付款申请,由业务部门和财务相关领导根据公司规定制度进行业务审批的环节。财务环节主要是由会计人员在会计平台中针对经由业务部门审批完毕的付款申请的信息进行入账确认,然后与第三方系统接口无缝对接,在系统中完成财务作账、出纳付款。

流程描述
总部及运营公司员工发起付款申请单,业务审批环节根据权限相关条件进行流转。
功能描述
付款申请主要是为了满足公司所有员工在支付系统中发起非涉及成本的费用类付款申请,由业务部门和财务部门领导根据公司规定的制度进行业务审批。付款类别包括固定资产、财务费用、税款类、还贷款…等。申请人可以关联相关合同,为领导审批提供辅助作用。同时系统自动关联预算管理中的资金计划,根据填写金额判断金额是否超出。申请人可以在发起申请时上传相关附件做出相应说明,同时记录流程参与人员的操作记录。现实情况中,申请人可能身兼多职,申请人可以选择自己相对应的职位,流程则根据申请人的职位自动流转。





